Modifier la signature Outlook - comment faire !
Modifier la signature de Microsoft Outlook - expliqué rapidement et simplement !
Comment modifier la signature Outlook ? Autrefois, lorsque toutes les lettres étaient envoyées sous forme papier, la formule dite d’adieu ne devait en aucun cas manquer. Quelque chose comme „Amitiés“ ou „Sincères salutations“, accompagné de la signature personnelle, était un must. Mais qui a dit que cela ne devait plus être le cas aujourd’hui dans les échanges par e-mail ? Ceux qui travaillent avec Microsoft Outlook, par exemple sous Windows 11 ou Windows 11 Home, peuvent très facilement créer une signature Outlook et la modifier à tout moment.
Est-il nécessaire de créer une signature Outlook ?
Cela dépend si l’on écrit un e-mail purement privé ou professionnel. Dans le domaine professionnel, une signature est obligatoire sous les e-mails depuis 2007. Cela signifie que pour les indépendants, les professions libérales ou les sociétés, dès qu’ils envoient une facture ou une offre par e-mail, les mêmes informations que dans les mentions légales doivent figurer en tant qu’indication de l’expéditeur. Ces informations minimales sont obligatoires :
- Nom de l’entreprise
- nom complet du propriétaire
- adresse à laquelle il peut être envoyé
Heureusement, Microsoft Outlook 2021 permet de le faire presque en un tour de main. Et il est très facile d’intégrer un superbe logo d’entreprise, une signature prédéfinie ou même un portrait de l’expéditeur lorsque l’on souhaite créer une signature Outlook.
Et voici comment faire
Par exemple, dans la version complète multilingue de Microsoft Outlook 2019 avec le système d’exploitation Windows 11 Pro ou Windows 11 Pro N, les signatures peuvent être jointes automatiquement à tous les e-mails sortants. Il est également possible de n’ajouter une signature qu‘à certains e-mails. Si l’on souhaite modifier une signature Outlook, il faut également procéder de la même manière :
- Pour ce faire, il faut d’abord ouvrir un nouveau message électronique.
- Dans le menu „Message“, sélectionner l’option „Signature„.
- Sous „Signature à modifier“, sélectionner l’option „Nouveau“.
- Dans la boîte de dialogue „Nouvelle signature“, donner un nom à la signature.
- Avec „Modifier la signature“, rédiger la formule d’adieu personnelle. La police, la taille de la police, l’alignement du texte et la couleur peuvent être facilement définis. Si l’on souhaite modifier ultérieurement la signature Outlook, il est possible d’éditer chaque point ultérieurement.
- À l’aide de l’option „Sélectionner la signature standard“dans le menu déroulant „Compte de messagerie“, il faut d’abord sélectionner le compte correspondant auquel la signature doit être attribuée.
Conseil : Chaque compte de messagerie dans Outlook, par exemple dans Windows 11 Education, peut être doté d’une signature individuelle. Plus celle-ci est individuelle et spécifique, plus les destinataires se sentent interpellés personnellement. Dans un contexte professionnel, cela peut avoir un effet plus professionnel.
- Si tous les messages doivent recevoir la signature, sélectionner l’une des signatures dans le menu déroulant „Nouveaux messages“ .
- Si tous les nouveaux messages ne doivent pas recevoir automatiquement une signature, il suffit de cliquer sur (aucune)
- Si vous souhaitez que la signature soit également affichée sur les réponses ou les transferts, sélectionnez une signature correspondante sous „Répondre/Transférer“.
- Si cela n’est pas nécessaire, sélectionner l’option standard (sans).
Ajouter manuellement une signature à la fois
Si l’on a décidé de ne pas attribuer automatiquement une signature à chaque message, il est possible d’ajouter ultérieurement une signature, une adresse, une image, etc. à des messages individuels. Sélectionner un message individuel et choisir l’option „Signature“ dans l’onglet „Message“. Dans le menu déroulant, chaque signature créée peut alors être sélectionnée pour être affichée sous le message individuel.
Ajouter une image, un logo et une signature
Avec Microsoft Outlook, il est également possible de créer une signature avec des images ou de modifier la signature Outlook en conséquence sous Windows 11 Enterprise et Windows 11 Pro for Workstation.
- Pour cela, sélectionner Signature> Signatures dans un nouvel e-mail.
- Dans le champ „Sélectionner la signature à modifier„, cliquer sur la signature qui doit être munie d’un logo, d’une image ou de la signature numérisée (comme image).
- Avec l’icône Image, sélectionner un fichier image correspondant sur le PC et le relier à la signature par „Insérer“.
- Avec un clic droit de la souris sur l’image sous l’onglet „Taille“ , adapter la surface de l’image.
Conseil : Si la case „Verrouiller le rapport hauteur/largeur“ est cochée, les proportions de l’image sont conservées
Image d’en-tête : ©monticellllo, stock.adobe.com
Lier Outlook, Word et Excel
Relier Outlook, Word et Excel - voici comment faire !
Nous vous montrons dans cet article comment relier Microsoft Outlook, Word et Excel. Que ce soit à titre privé ou professionnel, la suite Office sur le PC facilite de nombreuses opérations et permet une présentation propre des documents les plus divers. Microsoft Word permet de créer des textes formatés, Microsoft Excel est le programme phare pour les tableurs, les calculs et le traitement des données. Enfin, Microsoft Outlook permet de gérer tous les e-mails et d’organiser les rendez-vous à l’aide du calendrier intégré.
Relier Word et Excel
Au bureau, il est souvent nécessaire d’intégrer un tableau dans un document Microsoft Word. On peut alors soit le créer soi-même dans le programme, soit le lier très simplement à un tableau dans Microsoft Excel. Pour cela, il faut d’abord ouvrir le fichier Excel correspondant. Sélectionner le tableau ou des sections du tableau et les copier avec le raccourci clavier „CTRL+C“. Ouvrir ensuite le document Microsoft Word dans lequel le tableau ou des parties de celui-ci doivent être insérés. Diriger maintenant le curseur à l’endroit où le tableau doit apparaître. Avec le raccourci clavier „CTRL+V“, on peut maintenant le placer exactement à cet endroit. L’inconvénient est que les modifications du tableau ne peuvent plus être effectuées qu’avec les fonctions de Microsoft Word. Il est plus confortable de pouvoir insérer un raccourci Excel dans Word. Comment lier Word à Excel :
- Tout d’abord, sélectionner à nouveau le tableau correspondant dans Microsoft Excel et le copier à l’aide du raccourci.
- Dans le document Microsoft Word, cliquer dans l’onglet „Démarrer“ sur la flèche sous „Insérer“ et sélectionner dans le menu déroulant „Insérer contenus“.
- Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur l’option „Insérer un lien“.
- Sélectionner ensuite dans la fenêtre de menu „Objet classeur Microsoft Excel“ et confirmer avec „Ok“.
- Les modifications qui sont maintenant apportées au tableau dans Microsoft Excel apparaissent automatiquement dans le document Microsoft Word.
Lier Microsoft Outlook à Word et Excel
Avec un compte Microsoft, il est facile d’harmoniser les fonctions des trois outils. Ainsi, il n’est pas seulement possible d’insérer des raccourcis Excel dans Word. Mais aussi de consulter des tâches, des rendez-vous et des modifications sur différents terminaux par différents collaborateurs. Pour ce faire, la première étape consiste à préparer la barre d’outils pour l’accès à DeepL
- Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit de la souris sur une icône de la barre d’outils.
- Sélectionner l’option „Personnaliser la barre d’outils pour l’accès DeepL“. Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre alors (selon le programme sélectionné dans Microsoft Word ou Microsoft Excel).
- Dans l’entrée „Barre d’outils pour l’accès DeepL“ de la barre de navigation, sélectionner dans la zone de liste „Sélectionner les commandes“ l’élément „Commandes non comprises dans le ruban“.
- Dans la liste, cliquer sur „Créer une tâche Microsoft Outlook“ et l’activer.
L’un des avantages de cette option réside dans le fait que le document envoyé via Microsoft Outlook est conservé sur le PC d’origine. Avant de l’envoyer, il est possible de le „partager“ ou de le „verrouiller“ afin d’empêcher ou de permettre à d’autres de le modifier. De cette manière, les tâches peuvent être réparties rapidement et sans effort en changeant de programme. La répartition des tâches est judicieuse, par exemple, lorsqu’on travaille sur un document Word ou un tableau Excel. Et le collaborateur doit par exemple être informé d’un changement de date récent. Dans ce cas, cette nouvelle tâche ne doit pas être créée dans Microsoft Outlook. Elle peut être affichée directement dans le document en cours de traitement. Si le document n’est pas lié à d’autres tâches, il peut être envoyé à tous les contacts ou à certains contacts du carnet d’adresses dans Outlook – sans qu’il soit nécessaire de changer de programme. La fonction tableau permet en outre d’ajouter à tout moment de nouveaux destinataires.
Conseil : travailler avec des surligneurs dans un document Microsoft Word
Lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur un document Microsoft Word, il est judicieux de marquer les passages de texte particulièrement importants à l’aide de marqueurs. De tels marqueurs permettent de retrouver rapidement certains passages du texte, surtout dans le cas d’un document volumineux ou d’un répertoire partagé qui a été partagé avec Outlook. Les contacts qui n’étaient pas impliqués jusqu’à présent peuvent alors continuer à travailler ou à faire des modifications.
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Trier automatiquement les courriels Outlook - voici comment faire !
Trier automatiquement les messages Outlook - voici comment faire !
Une gestion de bureau sans Outlook ? Presque impensable ! De la réception et de l’envoi d’e-mails à l’enregistrement de toutes les données de contact, en passant par la gestion du calendrier et le suivi des tâches, le programme de Microsoft Office 365 sur Windows 11 est un véritable touche-à-tout. Mais beaucoup ne le savent pas : Il est également possible de trier les messages avec Outlook et de déplacer automatiquement les messages Outlook.
Trier les messages Outlook
Pour ne pas perdre la vue d’ensemble dans une boîte aux lettres débordante, Microsoft Outlook 2019 permet entre autres de trier les messages Outlook par taille. Mais aussi par nom d’expéditeur, messages lus ou non lus, objet ou date. Si l’on souhaite maintenant trier les messages Outlook par taille, la procédure est très simple :
Trier les messages Outlook par taille
- Dans la boîte de réception, cliquer d’abord sur „Filtre“ dans la partie supérieure.
- Différentes options apparaissent maintenant sous „Trier par“, choisir ici „Taille“.
Trier les messages Outlook selon la ligne d’objet
Le programme permet également de trier les messages non seulement en fonction de la taille et d’autres options, mais aussi en fonction de certains mots-clés dans la ligne d’objet. Pour cela, il faut d’abord créer un sous-dossier dans lequel chaque mail entrant contenant ce mot-clé dans la ligne d’objet sera automatiquement classé. La condition préalable est bien sûr que l’expéditeur connaisse et utilise également ce mot-clé, afin que Microsoft Outlook 2019 reconnaisse qu’il doit trier ce courrier.
- Cliquer sur le courrier correspondant et sélectionner l’onglet „Démarrer“.
- Cliquer ensuite sur „Règles“, puis sélectionner l’option „Créer une règle“.
- Dans la partie „Si un message entrant remplit toutes les conditions“ de la boîte de dialogue „Créer une règle“, activer „L’objet contient“.
- Saisir le mot-clé dans le champ de texte correspondant.
- Accéder maintenant à la partie „Exécuter“ et sélectionner dans „Déplacer l’élément dans le dossier“ le sous-dossier créé et nommé.
- Appuyer sur le bouton „OK“ et répondre par oui à la question de contrôle.
Déplacer automatiquement les messages Outlook
Avec des centaines d’e-mails qui arrivent en peu de temps, la confusion peut vite arriver. Une fonction de Microsoft Outlook 2019, qui fait partie de Microsoft Office 365 dans Windows 11, aide à y voir plus clair et à y mettre de l’ordre. Il s’agit de la possibilité de déplacer automatiquement certains messages Outlook dans des sous-dossiers créés au préalable et portant les noms correspondants.
- Cliquer tout d’abord sur le dossier de messagerie avec le bouton droit de la souris.
- Un menu contextuel apparaît. Dans celui-ci, sélectionner l’option „Nouveaux dossiers“.
- Chaque nouveau dossier doit maintenant être identifié par un nom propre.
Pour pouvoir trier les différents messages Outlook afin qu’ils soient automatiquement placés dans les bons dossiers conformément aux instructions, il faut encore définir quelques règles :
Déplacer automatiquement les messages Outlook dans des dossiers
Si l’on souhaite par exemple déplacer automatiquement tous les messages Outlook d’un expéditeur donné dans des dossiers, il faut d’abord cliquer sur un message quelconque de cet expéditeur.
- Avec l’onglet „Démarrer“, sélectionner l’option „Règles“.
- Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionner l’option „Toujours déplacer les messages de (nom)“.
- Il ne reste plus qu’à sélectionner dans la boîte de dialogue „Règles et notifications“ le sous-dossier correspondant, préalablement nommé, et à cliquer sur le bouton OK.
Autres conseils
Envoi différé : Avec Microsoft Outlook 2019, il est également possible d’envoyer des mails à une date ultérieure. Pour cela, il faut sélectionner l’onglet „Options“, se rendre sur le bouton „Retarder la transmission“ et sélectionner la date et l’heure dans la boîte de dialogue. Puis cliquer comme d’habitude sur „Envoyer“. Transfert automatique : avant d’envoyer un mail, cliquer sur le bouton „Options“ et sélectionner „Répondre directement à“. Saisir ensuite le destinataire souhaité sous „Fonctions de transmission“. Le mail de réponse est alors automatiquement envoyé au destinataire choisi – par exemple à un collègue si l’on est soi-même en vacances. Rappel d’e-mails : si l’on a envoyé un e-mail par erreur, on peut le traiter en cliquant sur le bouton „Actions“. Après avoir cliqué sur le mail correspondant, sélectionner l’option „rappeler ce message“. Sélectionner ensuite soit „Supprimer les copies non lues de ce message“, soit „Remplacer les copies non lues par un nouveau message“. Le message est alors supprimé chez le destinataire ou remplacé par un message corrigé ou étendu. Cela ne fonctionne que si le destinataire n’a pas encore ouvert le message original.
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Microsoft Outlook : Partager son calendrier - Explications claires
Microsoft Outlook : Partager un calendrier - Explication claire
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Ajouter une boîte aux lettres à Outlook - c'est aussi simple que ça
Ajouter une boîte aux lettres à Outlook - c'est aussi simple que cela
Au fil des années, de nombreuses adresses e-mail se sont accumulées – le plus souvent involontairement, mais pour des raisons et des circonstances professionnelles et privées. C’est compliqué et on perd facilement la vue d’ensemble ou, dans le pire des cas, on ne trouve tout simplement pas du premier coup l’e-mail dont on a besoin en ce moment. Si l’on veut consulter les nouveaux e-mails de toutes ces adresses, il n’est toutefois pas nécessaire de se connecter partout. Le programme Outlook offre la possibilité de regrouper plusieurs boîtes aux lettres, ce qui permet de garder un œil sur l’ensemble du courrier électronique. Nous montrons à quel point il est facile d’ajouter des boîtes aux lettres dans Outlook. C’est aussi simple que cela : La création d’un autre compte de messagerie dans Outlook est heureusement très simple :
- Sélectionner le fichier, l’onglet Informations et cliquer ensuite sur „Ajouter un compte„.
- Saisir à cet endroit le nom de l’utilisateur, l’adresse e-mail et le mot de passe correspondant.
- Confirmer les données avec „continuer„.
- Outlook vérifie alors que les données saisies sont correctes. Si tout est correct, le processus d’installation est terminé.
- Cliquez enfin sur „Terminer“ et la nouvelle boîte aux lettres est ajoutée.
Attention: si l’on a ajouté trop de boîtes aux lettres avec des contenus de grandes quantités de données, cela peut entraîner chez Outlook – et aussi chez d’autres fournisseurs – des variations de performance parfois considérables. Il est alors conseillé de supprimer les données non importantes à intervalles réguliers et de sauvegarder les fichiers importants sur un disque dur (externe) par exemple.
Boîte aux lettres partagée dans Outlook
Les boîtes aux lettres partagées permettent à certains groupes de personnes de consulter et d’envoyer facilement des e-mails via un alias de messagerie public tel que „info@xy.com“ ou „kontakt@xy.com“. Lorsqu’une personne du groupe répond à un message, l’expéditeur de l’e-mail est la boîte aux lettres partagée et non l’utilisateur individuel. En outre, la boîte aux lettres partagée peut faire office de calendrier d’équipe partagé. C’est aussi simple que cela :
- Dans Outlook, sélectionner l‘onglet Fichier dans le ruban du menu.
- Paramètres du compte, puis sélectionner Paramètres du compte dans le menu.
- Sélectionner l‘onglet „Courrier électronique“.
- S’assurer que le bon compte est en surbrillance, puis sélectionner „Modifier“.
- Sélectionner „Paramètres“ > „Avancé“ > „Ajouter“.
- Saisir l’adresse e-mail partagée, sélectionner „OK“ et cliquer sur „Suivant“
- Sélectionner Suivant > Terminer > Fermer.
Une boîte aux lettres partagée n’est toutefois pas conçue pour une connexion directe. Le compte utilisateur de la boîte aux lettres partagée elle-même doit conserver le statut „désactivé„
Connecter Outlook à Exchange
En plus d’un compte POP3 ou IMAP existant, il est possible de configurer un compte Microsoft Exchange dans Microsoft Outlook 2019. C’est aussi simple que cela :
- Sélectionner le fichier, l‘onglet Informations, puis cliquer sur „Ajouter un compte„.
- Saisir l’adresse e-mail du nouveau compte Microsoft Exchange 2019, cliquer sur „Options avancées“, cocher l’option „Je veux configurer mon compte manuellement„, puis cliquer sur „Connecter„.
- Choisir le type de compte „Exchange
L’ordinateur se connecte maintenant aux serveurs Microsoft Exchange. Le message suivant s’affiche : „En ajoutant un nouveau compte Microsoft Exchange, vous avez modifié l’emplacement de certains de vos nouveaux messages électroniques et informations de calendrier“
- Cliquez sur „OK„.
On est invité à autoriser Autodiscover à configurer Microsoft Outlook en son nom.
- Cliquer sur „Autoriser„.
- Saisir le mot de passe et cliquer sur „OK„.
La fenêtre Configuration du compte terminée s’affiche.
- Cliquez sur „OK„.
Le compte Microsoft Exchange est maintenant configuré et prêt à être utilisé. Si l’on a déjà créé un profil pour un compte Microsoft Exchange dans Microsoft Outlook 2019 et que l’on souhaite utiliser un compte Microsoft Exchange supplémentaire, il faut créer un nouveau profil pour cela
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