Marquer un texte avec précision dans Word
Marquer du texte avec précision dans Word - voici comment faire !
Si vous utilisez Windows 11 Home à la maison ou Windows 11 Enterprise au travail et que vous travaillez avec Microsoft Word 2021 ou avec Microsoft 365, vous voudrez et devrez utiliser cette fonction de temps en temps : Marquer des passages de texte dans Word. Les raisons peuvent être très diverses, mais il n’est pas rare que cela pose problème, surtout pour les textes longs – si l’on ne connaît pas nos petites astuces, que nous expliquons ici.
Raisons pour lesquelles on doit marquer des passages de texte dans Word
Il est parfois nécessaire de marquer un mot, une phrase ou un paragraphe dans un document texte de Microsoft Word, parfois même des passages entiers, qui peuvent souvent s’étendre sur plusieurs pages. Cela peut être nécessaire, par exemple, si l’on veut copier ou supprimer complètement un paragraphe du texte. De même, si l’on souhaite afficher certains passages du document dans une police ou une couleur différente, si une phrase doit être mise en gras ou en italique, il faut marquer l’endroit correspondant dans Microsoft Word. Si l’on souhaite formater un texte, il est parfois nécessaire de mettre certains passages en couleur, de créer des retraits ou d’ajouter des caractères de texte ou des listes à puces à certains paragraphes. Pour tout cela, il faut sélectionner la partie souhaitée du texte dans Word.
Marquer des zones dans Word – ces méthodes existent
Pour formater ou marquer un texte dans Microsoft Word, il existe différentes approches que nous allons examiner de plus près.
- Sélectionner des passages de texte dans Word avec le bouton gauche de la souris : C’est sans doute la méthode la plus courante, utilisée par de nombreux utilisateurs. Il suffit de placer le curseur au début du passage à marquer et de le faire glisser en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé jusqu’à l’endroit où doit se trouver la fin du marquage.
- Double clic et triple clic : Si l’on clique deux fois rapidement sur un mot avec la souris, celui-ci est automatiquement marqué. Un triple clic rapide marque le paragraphe sur lequel on a cliqué.
- Combinaison de touches „Ctrl+A“ : Si l’on veut s’épargner les efforts de la souris, il suffit de choisir cette combinaison de touches pour pouvoir marquer tout le texte dans Word.
- Marquer des lettres individuelles avec des combinaisons de touches : Si l’on ne veut marquer que des lettres ou des signes isolés, ces combinaisons de touches aident à chaque fois à maintenir la touche „Majuscule“ enfoncée :
- Flèche droite marque le caractère suivant
- Flèche gauche marque le caractère précédent
- Flèche vers le haut marque la ligne supérieure
- Flèche vers le bas marque la ligne du dessous
- Marquer des parties entières de texte avec une combinaison de touches : Un peu plus que des caractères individuels marquent la combinaison de touches „Shift+Ctrl“ ensemble avec :
- La flèche droite pour marquer le mot suivant ou le mot actuel de la position du curseur jusqu’à la fin
- Flèche gauche pour marquer le mot précédent ou le mot actuel de la position du curseur jusqu’au début
- Flèche vers le haut a placé une marque de texte jusqu’au début du paragraphe
- Flèche vers le bas marque le paragraphe actuel jusqu’à sa fin
- Marquer avec la touche F8 : si l’on veut marquer des parties de texte isolées dans un paragraphe dans Microsoft Word – que ce soit dans la version complète multilingue 2016 ou dans la version complète multilingue 2019 -, le placement précis du curseur au bon endroit peut vite mal tourner. Mais si l’on place le curseur à l’endroit où l’on veut marquer et que l’on appuie ensuite sur la touche F8, cela devient vraiment confortable. En effet, il suffit alors d’amener le curseur à l’endroit où le marquage doit se terminer – et c’est exactement le passage entre les deux qui est marqué. Si le curseur n’a peut-être pas atteint l’endroit exact, ce n’est pas un problème non plus. Le point final peut en effet être placé à tout moment à un autre endroit grâce à la méthode F8.
- Si l’on appuie deux fois de suite sur la touche F8 alors que le curseur est immobile, le mot sur lequel le curseur se trouve est mis en évidence, comme lors d’un double clic de souris. En appuyant trois fois sur cette touche, le paragraphe actuel est sélectionné, et en appuyant cinq fois sur la touche „magique“, tout le texte du document Microsoft Word de Microsoft Office 2021 ou Microsoft 365 est sélectionné.
Si l’on a appuyé une ou deux fois de trop, on peut revenir à la sélection précédente avec la combinaison „Shift+F8“. La touche Echap permet de quitter le mode de marquage
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Activer les macros dans Microsoft Word et Excel
PowerPoint : modifier sans problème le raccourci Excel
Si vous travaillez avec Microsoft Office 2021 ou Microsoft 365, vous en avez probablement déjà entendu parler : il faut activer les macros pour pouvoir travailler plus efficacement. Ce sont surtout Microsoft Word et Microsoft Excel qui devraient en profiter. Mais beaucoup de gens ne savent pas ce que sont ces fameuses macros et comment on peut les activer. Pour tous ceux-là, voici nos instructions.
Que sont les macros dans Microsoft Word et Microsoft Excel ?
En principe, les macros sont des commandes sur le PC qui facilitent et accélèrent énormément les processus de travail qui sont exécutés de manière répétitive. Cela signifie que les macros, par exemple dans Microsoft Word ou Microsoft Excel, enregistrent ces commandes et les mettent automatiquement à disposition par un simple clic de souris en cas de besoin. Ces instructions ou commandes récurrentes sont exécutées à l’aide des macros, soit par la souris, soit par une combinaison de touches. Ainsi, il est possible d’organiser, de formater et d’importer rapidement des données dans des tableaux Excel en cliquant sur un symbole défini ou en utilisant une combinaison de touches déterminée. Ou encore, les formules récurrentes dans la correspondance, telles que „Sincères salutations“, ne doivent pas être tapées sous la lettre, mais peuvent être insérées automatiquement sous chaque lettre grâce à une macro. Un texte rédigé une fois ou une série de commandes fréquemment utilisées sont donc automatiquement saisis ou exécutés par les macros. Pour qu’elles puissent le faire, elles doivent d’abord „apprendre“ quelles étapes de travail elles doivent enregistrer. Il faut donc d’abord activer les macros pour pouvoir travailler avec elles.
Activer les macros dans Microsoft Office 2021
On décide d’abord si l’on veut activer les macros Excel ou les macros Word. En conséquence, on ouvre le programme souhaité dans Microsoft Office 2021 ou Microsoft 365 et on procède comme suit :
- Dans Microsoft Word ou Microsoft Excel 2010, aller dans l’onglet Fichier.
- Sélectionner les options.
- Passer à la rubrique Centre de sécurité (Trust Center).
- Cliquer sur le bouton Paramètres pour le centre de sécurité (paramètres pour le centre de confiance).
- Aller maintenant dans la rubrique Paramètres des macros (Paramètres des macros).
- Cliquer sur Activer toutes les macros (Activer les macros VBA).
- Confirmer les modifications en cliquant sur OK.
Les macros peuvent maintenant être programmées dans Microsoft Excel ou Microsoft Word pour faciliter le travail. Pour créer des macros, il faut cliquer sur „Affichage“ dans la barre de menu Excel – tout à droite se trouve le domaine des macros, où l’on peut créer de nouvelles macros avec la fonction „Enregistrer une macro…“. On peut définir chaque macro avec les propriétés suivantes :
- Nom de la macro
- Combinaison de touches avec laquelle on souhaite déclencher la macro
- Enregistrer la macro dans
- Description (facultatif)
Activer et programmer des macros Excel
Tout d’abord, les macros doivent être activées dans Microsoft Excel comme décrit ci-dessus. Pour programmer les différentes commandes automatisées, il faut encore suivre les étapes suivantes :
- En haut, dans la barre de menu Excel, cliquer sur „Affichage“.
- A droite, dans la zone Macro, créer de nouvelles macros avec la fonction „Enregistrer la macro…“.
- Chaque macro individuelle doit être définie avec certaines propriétés
- Nom de la macro
- Combinaison de touches qui doit activer la macro
- Emplacement de la macro
- Sur demande, description de la macro
Activer les macros Word par bouton
Les macros Word peuvent être activées non seulement à l’aide d’une combinaison de touches déterminée, mais aussi à l’aide d’un bouton défini :
- Dans la barre de menu, aller dans l’onglet „Affichage“ et cliquer sur l’icône „Macros“.
- Dans le menu contextuel, sélectionner l’option centrale „Enregistrer la macro“.
- Définir maintenant le „nom de la macro“.
- Le choix „Enregistrer la macro dans“ offre, avec la sélection „Tous les documents (Normal.dotm)“, l’option de pouvoir utiliser la macro dans tous les documents Word.
- Sous „Attribuer la macro“, sélectionner maintenant l’option „Bouton“.
- Cliquer sur la nouvelle macro créée („Normal.NewMacros.MacroName“)
- cliquer sur „Ajouter“.
- Avec le bouton „Modifier“, il est possible de donner à la macro un symbole ainsi qu’un nom approprié.
- Confirmer avec „OK“.
Désormais, le symbole qui a été attribué à la macro apparaît dans le bouton au-dessus de la barre de menu. Si l’on veut maintenant activer cette ou plusieurs macros, il suffit de cliquer sur le symbole correspondant à l’endroit du texte concerné
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PowerPoint : modifier sans problème le raccourci Excel
PowerPoint : modifier sans problème le raccourci Excel
Microsoft Office 2021 ou Microsoft 365 contient une foule de services pratiques qui facilitent considérablement le travail quotidien au bureau, mais aussi la communication et l’organisation dans le domaine privé. Traiter des textes avec Word, faire des calculs avec Excel ou concevoir des présentations avec PowerPoint … Certaines fonctionnalités permettent également de relier les différents programmes entre eux. Ainsi, il est par exemple possible d’insérer sans peine un tableau Excel dans Word – et tout aussi facilement dans Microsoft PowerPoint. Nous montrons ici comment modifier un tel raccourci Excel.
Souvent, il n’est pas possible de modifier un raccourci Excel parce que ..
… on n’a pas pensé au raccourci lors de l’insertion d’un tableau Excel dans Microsoft PowerPoint ou on l’a mal exécuté lors d’une des premières étapes de travail. Un raccourci ne réagit pas non plus aux modifications si l’on a renommé à un moment donné le classeur Excel dans lequel se trouve initialement le tableau Microsoft Excel. Une autre source d’erreur survient lorsque le classeur Excel a été déplacé dans un autre répertoire au sein de Microsoft 365 ou de Microsoft Office 2021. Dans les deux cas, Microsoft PowerPoint ne peut plus accéder à la feuille de calcul Microsoft Excel originale. Il n’existe tout simplement plus pour le programme, une mise à jour n’est pas possible. Il ne reste plus qu’une chose à faire : modifier le raccourci Excel pour que PowerPoint reprenne automatiquement les modifications apportées au tableau Microsoft Excel d’origine.
Insérer un tableau Excel et modifier le raccourci Excel
Si l’on souhaite insérer un tableau Excel dans une présentation Microsoft PowerPoint, il convient de sélectionner d’emblée la fonction „Insérer un raccourci“. Le classeur Excel reprend ainsi automatiquement les données.
Comment insérer le tableau Excel dans la diapositive PowerPoint ?
Ceux qui travaillent beaucoup avec Word et Excel ont certainement déjà maîtrisé avec succès l’option „Insérer un tableau Excel dans Word“. Dans le programme PowerPoint, la procédure d’insertion d’un tableau Excel est très similaire.
- Ouvrir la présentation correspondante dans Excel PowerPoint.
- Ouvrir ensuite le classeur Excel contenant le tableau à insérer.
- Sélectionner le tableau.
- Cliquer sur l’onglet „Démarrer“, naviguer sur le bouton „Copier“.
- Cliquer maintenant sur l’endroit approprié de la feuille Excel PowerPoint pour pouvoir y insérer le tableau Excel. Ici aussi, ouvrir l’onglet „Démarrer“ et sélectionner „Coller“ sous „Presse-papiers“.
Modifier un raccourci Excel
Les étapes ci-dessus permettent d’insérer le tableau Excel dans Microsoft PowerPoint et de le lier de manière à ce que les modifications soient automatiquement prises en compte. Cependant, si le classeur Excel a été renommé ou déplacé ultérieurement, il faut modifier le raccourci Excel.
- La présentation PowerPoint dont le lien est erroné s’ouvre logiquement en premier.
- L’onglet „Fichier“ permet d’ouvrir „l’affichage en coulisses“.
- Dans le menu qui apparaît, cliquer sur „Informations“.
- La diapositive PowerPoint active apparaît, avec différentes possibilités de sélection en dessous.
- Sous „Documents associés“, cliquer sur „Modifier les liens avec les fichiers“.
- Dans la boîte de dialogue „Raccourcis“, il est maintenant possible de cliquer sur la commande „Modifier la source“.
- Une autre fenêtre de dialogue „Modifier la source“ s’ouvre et une liste apparaît avec plusieurs documents au choix.
- Il faut maintenant viser le bon document et cliquer sur la commande „Ouvrir“.
- De retour dans la boîte de dialogue „Raccourcis“, cliquer sur „Actualiser maintenant“.
- Si le raccourci actualisé fonctionne, la commande „Fermer“ est encadrée en bleu et peut être cliquée.
Il est maintenant possible de continuer à travailler sur la feuille Microsoft PowerPoint. Après avoir fermé et rouvert la présentation, le programme a automatiquement repris les modifications ou les mises à jour du tableau Excel.
C’est également possible : créer un tableau Excel directement dans PowerPoint
Parfois, il n’est même pas nécessaire de créer d’abord un tableau dans Excel et de l’intégrer ensuite dans une présentation PowerPoint – on peut le créer directement sur une diapositive.
- Cliquer sur la diapositive dans la vue miniature, sur laquelle un tableau Excel doit être créé.
- Sélectionner l’onglet „Insérer“ et cliquer sur la petite flèche sous „Tableaux“.
- cliquer sur „Insérer un tableau Excel“ dans le menu déroulant.
- Un tableau apparaît sur la diapositive Power-Point, qui peut être édité comme d’habitude avec le ruban de menu d’Excel.
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Lier Outlook, Word et Excel
Relier Outlook, Word et Excel - voici comment faire !
Nous vous montrons dans cet article comment relier Microsoft Outlook, Word et Excel. Que ce soit à titre privé ou professionnel, la suite Office sur le PC facilite de nombreuses opérations et permet une présentation propre des documents les plus divers. Microsoft Word permet de créer des textes formatés, Microsoft Excel est le programme phare pour les tableurs, les calculs et le traitement des données. Enfin, Microsoft Outlook permet de gérer tous les e-mails et d’organiser les rendez-vous à l’aide du calendrier intégré.
Relier Word et Excel
Au bureau, il est souvent nécessaire d’intégrer un tableau dans un document Microsoft Word. On peut alors soit le créer soi-même dans le programme, soit le lier très simplement à un tableau dans Microsoft Excel. Pour cela, il faut d’abord ouvrir le fichier Excel correspondant. Sélectionner le tableau ou des sections du tableau et les copier avec le raccourci clavier „CTRL+C“. Ouvrir ensuite le document Microsoft Word dans lequel le tableau ou des parties de celui-ci doivent être insérés. Diriger maintenant le curseur à l’endroit où le tableau doit apparaître. Avec le raccourci clavier „CTRL+V“, on peut maintenant le placer exactement à cet endroit. L’inconvénient est que les modifications du tableau ne peuvent plus être effectuées qu’avec les fonctions de Microsoft Word. Il est plus confortable de pouvoir insérer un raccourci Excel dans Word. Comment lier Word à Excel :
- Tout d’abord, sélectionner à nouveau le tableau correspondant dans Microsoft Excel et le copier à l’aide du raccourci.
- Dans le document Microsoft Word, cliquer dans l’onglet „Démarrer“ sur la flèche sous „Insérer“ et sélectionner dans le menu déroulant „Insérer contenus“.
- Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur l’option „Insérer un lien“.
- Sélectionner ensuite dans la fenêtre de menu „Objet classeur Microsoft Excel“ et confirmer avec „Ok“.
- Les modifications qui sont maintenant apportées au tableau dans Microsoft Excel apparaissent automatiquement dans le document Microsoft Word.
Lier Microsoft Outlook à Word et Excel
Avec un compte Microsoft, il est facile d’harmoniser les fonctions des trois outils. Ainsi, il n’est pas seulement possible d’insérer des raccourcis Excel dans Word. Mais aussi de consulter des tâches, des rendez-vous et des modifications sur différents terminaux par différents collaborateurs. Pour ce faire, la première étape consiste à préparer la barre d’outils pour l’accès à DeepL
- Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit de la souris sur une icône de la barre d’outils.
- Sélectionner l’option „Personnaliser la barre d’outils pour l’accès DeepL“. Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre alors (selon le programme sélectionné dans Microsoft Word ou Microsoft Excel).
- Dans l’entrée „Barre d’outils pour l’accès DeepL“ de la barre de navigation, sélectionner dans la zone de liste „Sélectionner les commandes“ l’élément „Commandes non comprises dans le ruban“.
- Dans la liste, cliquer sur „Créer une tâche Microsoft Outlook“ et l’activer.
L’un des avantages de cette option réside dans le fait que le document envoyé via Microsoft Outlook est conservé sur le PC d’origine. Avant de l’envoyer, il est possible de le „partager“ ou de le „verrouiller“ afin d’empêcher ou de permettre à d’autres de le modifier. De cette manière, les tâches peuvent être réparties rapidement et sans effort en changeant de programme. La répartition des tâches est judicieuse, par exemple, lorsqu’on travaille sur un document Word ou un tableau Excel. Et le collaborateur doit par exemple être informé d’un changement de date récent. Dans ce cas, cette nouvelle tâche ne doit pas être créée dans Microsoft Outlook. Elle peut être affichée directement dans le document en cours de traitement. Si le document n’est pas lié à d’autres tâches, il peut être envoyé à tous les contacts ou à certains contacts du carnet d’adresses dans Outlook – sans qu’il soit nécessaire de changer de programme. La fonction tableau permet en outre d’ajouter à tout moment de nouveaux destinataires.
Conseil : travailler avec des surligneurs dans un document Microsoft Word
Lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur un document Microsoft Word, il est judicieux de marquer les passages de texte particulièrement importants à l’aide de marqueurs. De tels marqueurs permettent de retrouver rapidement certains passages du texte, surtout dans le cas d’un document volumineux ou d’un répertoire partagé qui a été partagé avec Outlook. Les contacts qui n’étaient pas impliqués jusqu’à présent peuvent alors continuer à travailler ou à faire des modifications.
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