Modifier la signature Outlook - comment faire !

Modifier la signature de Microsoft Outlook - expliqué rapidement et simplement !

Comment modifier la signature Outlook ? Autrefois, lorsque toutes les lettres étaient envoyées sous forme papier, la formule dite d’adieu ne devait en aucun cas manquer. Quelque chose comme „Amitiés“ ou „Sincères salutations“, accompagné de la signature personnelle, était un must. Mais qui a dit que cela ne devait plus être le cas aujourd’hui dans les échanges par e-mail ? Ceux qui travaillent avec Microsoft Outlook, par exemple sous Windows 11 ou Windows 11 Home, peuvent très facilement créer une signature Outlook et la modifier à tout moment.

Est-il nécessaire de créer une signature Outlook ?

Cela dépend si l’on écrit un e-mail purement privé ou professionnel. Dans le domaine professionnel, une signature est obligatoire sous les e-mails depuis 2007. Cela signifie que pour les indépendants, les professions libérales ou les sociétés, dès qu’ils envoient une facture ou une offre par e-mail, les mêmes informations que dans les mentions légales doivent figurer en tant qu’indication de l’expéditeur. Ces informations minimales sont obligatoires :

Nom de l’entreprise
nom complet du propriétaire
adresse à laquelle il peut être envoyé

Heureusement, Microsoft Outlook 2021 permet de le faire presque en un tour de main. Et il est très facile d’intégrer un superbe logo d’entreprise, une signature prédéfinie ou même un portrait de l’expéditeur lorsque l’on souhaite créer une signature Outlook.

Et voici comment faire

Par exemple, dans la version complète multilingue de Microsoft Outlook 2019 avec le système d’exploitation Windows 11 Pro ou Windows 11 Pro N, les signatures peuvent être jointes automatiquement à tous les e-mails sortants. Il est également possible de n’ajouter une signature qu‘à certains e-mails. Si l’on souhaite modifier une signature Outlook, il faut également procéder de la même manière :

Pour ce faire, il faut d’abord ouvrir un nouveau message électronique.
Dans le menu „Message“, sélectionner l’option „Signature„.
Sous „Signature à modifier“, sélectionner l’option „Nouveau“.
Dans la boîte de dialogue „Nouvelle signature“, donner un nom à la signature.
Avec „Modifier la signature“, rédiger la formule d’adieu personnelle. La police, la taille de la police, l’alignement du texte et la couleur peuvent être facilement définis. Si l’on souhaite modifier ultérieurement la signature Outlook, il est possible d’éditer chaque point ultérieurement.
À l’aide de l’option „Sélectionner la signature standard“dans le menu déroulant „Compte de messagerie“, il faut d’abord sélectionner le compte correspondant auquel la signature doit être attribuée.

Conseil : Chaque compte de messagerie dans Outlook, par exemple dans Windows 11 Education, peut être doté d’une signature individuelle. Plus celle-ci est individuelle et spécifique, plus les destinataires se sentent interpellés personnellement. Dans un contexte professionnel, cela peut avoir un effet plus professionnel.

Si tous les messages doivent recevoir la signature, sélectionner l’une des signatures dans le menu déroulant „Nouveaux messages“ .
Si tous les nouveaux messages ne doivent pas recevoir automatiquement une signature, il suffit de cliquer sur (aucune)
Si vous souhaitez que la signature soit également affichée sur les réponses ou les transferts, sélectionnez une signature correspondante sous „Répondre/Transférer“.
Si cela n’est pas nécessaire, sélectionner l’option standard (sans).

Ajouter manuellement une signature à la fois

Si l’on a décidé de ne pas attribuer automatiquement une signature à chaque message, il est possible d’ajouter ultérieurement une signature, une adresse, une image, etc. à des messages individuels. Sélectionner un message individuel et choisir l’option „Signature“ dans l’onglet „Message“. Dans le menu déroulant, chaque signature créée peut alors être sélectionnée pour être affichée sous le message individuel.

Ajouter une image, un logo et une signature

Avec Microsoft Outlook, il est également possible de créer une signature avec des images ou de modifier la signature Outlook en conséquence sous Windows 11 Enterprise et Windows 11 Pro for Workstation.

Pour cela, sélectionner Signature> Signatures dans un nouvel e-mail.
Dans le champ „Sélectionner la signature à modifier„, cliquer sur la signature qui doit être munie d’un logo, d’une image ou de la signature numérisée (comme image).
Avec l’icône Image, sélectionner un fichier image correspondant sur le PC et le relier à la signature par „Insérer“.
Avec un clic droit de la souris sur l’image sous l’onglet „Taille“ , adapter la surface de l’image.

Conseil : Si la case „Verrouiller le rapport hauteur/largeur“ est cochée, les proportions de l’image sont conservées

Image d’en-tête : ©monticellllo, stock.adobe.com

by Blitzhandel24

Lier Outlook, Word et Excel

Relier Outlook, Word et Excel - voici comment faire !

Nous vous montrons dans cet article comment relier Microsoft Outlook, Word et Excel. Que ce soit à titre privé ou professionnel, la suite Office sur le PC facilite de nombreuses opérations et permet une présentation propre des documents les plus divers. Microsoft Word permet de créer des textes formatés, Microsoft Excel est le programme phare pour les tableurs, les calculs et le traitement des données. Enfin, Microsoft Outlook permet de gérer tous les e-mails et d’organiser les rendez-vous à l’aide du calendrier intégré.

Relier Word et Excel

Au bureau, il est souvent nécessaire d’intégrer un tableau dans un document Microsoft Word. On peut alors soit le créer soi-même dans le programme, soit le lier très simplement à un tableau dans Microsoft Excel. Pour cela, il faut d’abord ouvrir le fichier Excel correspondant. Sélectionner le tableau ou des sections du tableau et les copier avec le raccourci clavier „CTRL+C“. Ouvrir ensuite le document Microsoft Word dans lequel le tableau ou des parties de celui-ci doivent être insérés. Diriger maintenant le curseur à l’endroit où le tableau doit apparaître. Avec le raccourci clavier „CTRL+V“, on peut maintenant le placer exactement à cet endroit. L’inconvénient est que les modifications du tableau ne peuvent plus être effectuées qu’avec les fonctions de Microsoft Word. Il est plus confortable de pouvoir insérer un raccourci Excel dans Word. Comment lier Word à Excel :

Tout d’abord, sélectionner à nouveau le tableau correspondant dans Microsoft Excel et le copier à l’aide du raccourci.
Dans le document Microsoft Word, cliquer dans l’onglet „Démarrer“ sur la flèche sous „Insérer“ et sélectionner dans le menu déroulant „Insérer contenus“.
Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur l’option „Insérer un lien“.
Sélectionner ensuite dans la fenêtre de menu „Objet classeur Microsoft Excel“ et confirmer avec „Ok“.
Les modifications qui sont maintenant apportées au tableau dans Microsoft Excel apparaissent automatiquement dans le document Microsoft Word.

Lier Microsoft Outlook à Word et Excel

Avec un compte Microsoft, il est facile d’harmoniser les fonctions des trois outils. Ainsi, il n’est pas seulement possible d’insérer des raccourcis Excel dans Word. Mais aussi de consulter des tâches, des rendez-vous et des modifications sur différents terminaux par différents collaborateurs. Pour ce faire, la première étape consiste à préparer la barre d’outils pour l’accès à DeepL

Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit de la souris sur une icône de la barre d’outils.
Sélectionner l’option „Personnaliser la barre d’outils pour l’accès DeepL“. Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre alors (selon le programme sélectionné dans Microsoft Word ou Microsoft Excel).
Dans l’entrée „Barre d’outils pour l’accès DeepL“ de la barre de navigation, sélectionner dans la zone de liste „Sélectionner les commandes“ l’élément „Commandes non comprises dans le ruban“.
Dans la liste, cliquer sur „Créer une tâche Microsoft Outlook“ et l’activer.

L’un des avantages de cette option réside dans le fait que le document envoyé via Microsoft Outlook est conservé sur le PC d’origine. Avant de l’envoyer, il est possible de le „partager“ ou de le „verrouiller“ afin d’empêcher ou de permettre à d’autres de le modifier. De cette manière, les tâches peuvent être réparties rapidement et sans effort en changeant de programme. La répartition des tâches est judicieuse, par exemple, lorsqu’on travaille sur un document Word ou un tableau Excel. Et le collaborateur doit par exemple être informé d’un changement de date récent. Dans ce cas, cette nouvelle tâche ne doit pas être créée dans Microsoft Outlook. Elle peut être affichée directement dans le document en cours de traitement. Si le document n’est pas lié à d’autres tâches, il peut être envoyé à tous les contacts ou à certains contacts du carnet d’adresses dans Outlook – sans qu’il soit nécessaire de changer de programme. La fonction tableau permet en outre d’ajouter à tout moment de nouveaux destinataires.

Conseil : travailler avec des surligneurs dans un document Microsoft Word

Lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur un document Microsoft Word, il est judicieux de marquer les passages de texte particulièrement importants à l’aide de marqueurs. De tels marqueurs permettent de retrouver rapidement certains passages du texte, surtout dans le cas d’un document volumineux ou d’un répertoire partagé qui a été partagé avec Outlook. Les contacts qui n’étaient pas impliqués jusqu’à présent peuvent alors continuer à travailler ou à faire des modifications.