Modifier la signature de Microsoft Outlook - expliqué rapidement et simplement !

Comment modifier la signature Outlook ? Autrefois, lorsque toutes les lettres étaient envoyées sous forme papier, la formule dite d’adieu ne devait en aucun cas manquer. Quelque chose comme „Amitiés“ ou „Sincères salutations“, accompagné de la signature personnelle, était un must. Mais qui a dit que cela ne devait plus être le cas aujourd’hui dans les échanges par e-mail ? Ceux qui travaillent avec Microsoft Outlook, par exemple sous Windows 11 ou Windows 11 Home, peuvent très facilement créer une signature Outlook et la modifier à tout moment.

Est-il nécessaire de créer une signature Outlook ?

Cela dépend si l’on écrit un e-mail purement privé ou professionnel. Dans le domaine professionnel, une signature est obligatoire sous les e-mails depuis 2007. Cela signifie que pour les indépendants, les professions libérales ou les sociétés, dès qu’ils envoient une facture ou une offre par e-mail, les mêmes informations que dans les mentions légales doivent figurer en tant qu’indication de l’expéditeur. Ces informations minimales sont obligatoires :

  • Nom de l’entreprise
  • nom complet du propriétaire
  • adresse à laquelle il peut être envoyé

Heureusement, Microsoft Outlook 2021 permet de le faire presque en un tour de main. Et il est très facile d’intégrer un superbe logo d’entreprise, une signature prédéfinie ou même un portrait de l’expéditeur lorsque l’on souhaite créer une signature Outlook.

Et voici comment faire

Par exemple, dans la version complète multilingue de Microsoft Outlook 2019 avec le système d’exploitation Windows 11 Pro ou Windows 11 Pro N, les signatures peuvent être jointes automatiquement à tous les e-mails sortants. Il est également possible de n’ajouter une signature qu‘à certains e-mails. Si l’on souhaite modifier une signature Outlook, il faut également procéder de la même manière :

  • Pour ce faire, il faut d’abord ouvrir un nouveau message électronique.
  • Dans le menu „Message“, sélectionner l’option „Signature„.
  • Sous „Signature à modifier“, sélectionner l’option „Nouveau“.
  • Dans la boîte de dialogue „Nouvelle signature“, donner un nom à la signature.
  • Avec „Modifier la signature“, rédiger la formule d’adieu personnelle. La police, la taille de la police, l’alignement du texte et la couleur peuvent être facilement définis. Si l’on souhaite modifier ultérieurement la signature Outlook, il est possible d’éditer chaque point ultérieurement.
  • À l’aide de l’option „Sélectionner la signature standard“dans le menu déroulant „Compte de messagerie“, il faut d’abord sélectionner le compte correspondant auquel la signature doit être attribuée.

Conseil : Chaque compte de messagerie dans Outlook, par exemple dans Windows 11 Education, peut être doté d’une signature individuelle. Plus celle-ci est individuelle et spécifique, plus les destinataires se sentent interpellés personnellement. Dans un contexte professionnel, cela peut avoir un effet plus professionnel.

  • Si tous les messages doivent recevoir la signature, sélectionner l’une des signatures dans le menu déroulant „Nouveaux messages“ .
  • Si tous les nouveaux messages ne doivent pas recevoir automatiquement une signature, il suffit de cliquer sur (aucune)
  • Si vous souhaitez que la signature soit également affichée sur les réponses ou les transferts, sélectionnez une signature correspondante sous „Répondre/Transférer“.
  • Si cela n’est pas nécessaire, sélectionner l’option standard (sans).

Ajouter manuellement une signature à la fois

Si l’on a décidé de ne pas attribuer automatiquement une signature à chaque message, il est possible d’ajouter ultérieurement une signature, une adresse, une image, etc. à des messages individuels. Sélectionner un message individuel et choisir l’option „Signature“ dans l’onglet „Message“. Dans le menu déroulant, chaque signature créée peut alors être sélectionnée pour être affichée sous le message individuel.

Ajouter une image, un logo et une signature

Avec Microsoft Outlook, il est également possible de créer une signature avec des images ou de modifier la signature Outlook en conséquence sous Windows 11 Enterprise et Windows 11 Pro for Workstation.

  • Pour cela, sélectionner Signature> Signatures dans un nouvel e-mail.
  • Dans le champ „Sélectionner la signature à modifier„, cliquer sur la signature qui doit être munie d’un logo, d’une image ou de la signature numérisée (comme image).
  • Avec l’icône Image, sélectionner un fichier image correspondant sur le PC et le relier à la signature par „Insérer“.
  • Avec un clic droit de la souris sur l’image sous l’onglet „Taille“ , adapter la surface de l’image.

Conseil : Si la case „Verrouiller le rapport hauteur/largeur“ est cochée, les proportions de l’image sont conservées

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