Microsoft Outlook : Partager un calendrier - Explication claire

Pour simplifier considérablement la coordination lors de rendez-vous d’équipe ou de groupe, on peut partager le calendrier dans Microsoft Outlook. Pour cela, il faut disposer d’un compte Microsoft Exchange. Mais même si l’on ne possède pas un tel compte, il existe des possibilités alternatives utiles. Trois options différentes sont disponibles : ⦁ Partager le calendrier ⦁ Envoyer le calendrier par e-mail ⦁ Publier en ligne

Partager le calendrier

Pour cela, la ou les personnes avec lesquelles le calendrier doit être partagé et utilisé doivent également disposer d’un compte Microsoft Exchange. Voici comment cela fonctionne : Ouvrir la section calendrier dans Outlook :
Cliquer sur „Partager le calendrier„, une nouvelle fenêtre s’ouvre. Saisir ici dans le champ „A“ l’adresse e-mail de la personne qui doit avoir accès au calendrier. Pour avoir également l’autorisation d’afficher le calendrier du destinataire, cocher la case „Demander l’autorisation d’afficher le ‚calendrier‘ du destinataire„. Cliquez ensuite sur „Envoyer“ et envoyez l’invitation de partage. Si le calendrier à partager n’est pas le calendrier standard, mais un calendrier créé spécialement, faites un clic droit sur le nom du calendrier dans la zone de navigation et sélectionnez l’option „Partager [nom du calendrier]„. Si l’on souhaite afficher un calendrier qui a été partagé par un collègue, cliquer sur „Ouvrir le calendrier“ etsélectionner„Adresse“ dans le menu déroulant. Sélectionner l’adresse souhaitée et afficher le calendrier du collègue à côté du sien :

Envoyer le calendrier par e-mail

Si l’on ne dispose pas d’un compte Microsoft Exchange, on peut alternativement envoyer le calendrier Outlook par e-mail. Le calendrier est alors envoyé en tant qu’instantané en pièce jointe et s’affiche en même temps dans le corps du message. cliquez sur „Envoyer le calendrier par e-mail“ :
Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, sélectionner le calendrier souhaité et saisir la plage de dates du calendrier qui doit être affichée au destinataire. Si nécessaire, il est également possible de définir d’autres paramètres. Pour terminer, cliquer sur „Ok„.

Publier un calendrier en ligne

La deuxième possibilité de partager un calendrier avec d’autres personnes sans avoir de compte Microsoft Exchange est la publication en ligne. Pour cela, il faut publier le calendrier sur Internet sur Office.com, ce qui nécessite une inscription gratuite. Cliquer sur „Publier en ligne“ puis sur „Publier sur Office.com“ :
Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, on peut, comme pour l’envoi du calendrier par e-mail, sélectionner le calendrier souhaité ainsi que la plage de dates et d’autres paramètres. Confirmer les modifications en cliquant sur „Ok„. Ensuite, dans la fenêtre suivante, on peut indiquer qui doit avoir accès au calendrier. Une fois l’envoi des invitations terminé, les destinataires sont informés par e-mail de la publication du calendrier.
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