Trier automatiquement les messages Outlook - voici comment faire !

Une gestion de bureau sans Outlook ? Presque impensable ! De la réception et de l’envoi d’e-mails à l’enregistrement de toutes les données de contact, en passant par la gestion du calendrier et le suivi des tâches, le programme de Microsoft Office 365 sur Windows 11 est un véritable touche-à-tout. Mais beaucoup ne le savent pas : Il est également possible de trier les messages avec Outlook et de déplacer automatiquement les messages Outlook.

Trier les messages Outlook

Pour ne pas perdre la vue d’ensemble dans une boîte aux lettres débordante, Microsoft Outlook 2019 permet entre autres de trier les messages Outlook par taille. Mais aussi par nom d’expéditeur, messages lus ou non lus, objet ou date. Si l’on souhaite maintenant trier les messages Outlook par taille, la procédure est très simple :

Trier les messages Outlook par taille

  • Dans la boîte de réception, cliquer d’abord sur „Filtre“ dans la partie supérieure.
  • Différentes options apparaissent maintenant sous „Trier par“, choisir ici „Taille“.

Trier les messages Outlook selon la ligne d’objet

Le programme permet également de trier les messages non seulement en fonction de la taille et d’autres options, mais aussi en fonction de certains mots-clés dans la ligne d’objet. Pour cela, il faut d’abord créer un sous-dossier dans lequel chaque mail entrant contenant ce mot-clé dans la ligne d’objet sera automatiquement classé. La condition préalable est bien sûr que l’expéditeur connaisse et utilise également ce mot-clé, afin que Microsoft Outlook 2019 reconnaisse qu’il doit trier ce courrier.

  • Cliquer sur le courrier correspondant et sélectionner l’onglet „Démarrer“.
  • Cliquer ensuite sur „Règles“, puis sélectionner l’option „Créer une règle“.
  • Dans la partie „Si un message entrant remplit toutes les conditions“ de la boîte de dialogue „Créer une règle“, activer „L’objet contient“.
  • Saisir le mot-clé dans le champ de texte correspondant.
  • Accéder maintenant à la partie „Exécuter“ et sélectionner dans „Déplacer l’élément dans le dossier“ le sous-dossier créé et nommé.
  • Appuyer sur le bouton „OK“ et répondre par oui à la question de contrôle.

Déplacer automatiquement les messages Outlook

Avec des centaines d’e-mails qui arrivent en peu de temps, la confusion peut vite arriver. Une fonction de Microsoft Outlook 2019, qui fait partie de Microsoft Office 365 dans Windows 11, aide à y voir plus clair et à y mettre de l’ordre. Il s’agit de la possibilité de déplacer automatiquement certains messages Outlook dans des sous-dossiers créés au préalable et portant les noms correspondants.

  • Cliquer tout d’abord sur le dossier de messagerie avec le bouton droit de la souris.
  • Un menu contextuel apparaît. Dans celui-ci, sélectionner l’option „Nouveaux dossiers“.
  • Chaque nouveau dossier doit maintenant être identifié par un nom propre.

Pour pouvoir trier les différents messages Outlook afin qu’ils soient automatiquement placés dans les bons dossiers conformément aux instructions, il faut encore définir quelques règles :

Déplacer automatiquement les messages Outlook dans des dossiers

Si l’on souhaite par exemple déplacer automatiquement tous les messages Outlook d’un expéditeur donné dans des dossiers, il faut d’abord cliquer sur un message quelconque de cet expéditeur.

  • Avec l’onglet „Démarrer“, sélectionner l’option „Règles“.
  • Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionner l’option „Toujours déplacer les messages de (nom)“.
  • Il ne reste plus qu’à sélectionner dans la boîte de dialogue „Règles et notifications“ le sous-dossier correspondant, préalablement nommé, et à cliquer sur le bouton OK.

Autres conseils

Envoi différé : Avec Microsoft Outlook 2019, il est également possible d’envoyer des mails à une date ultérieure. Pour cela, il faut sélectionner l’onglet „Options“, se rendre sur le bouton „Retarder la transmission“ et sélectionner la date et l’heure dans la boîte de dialogue. Puis cliquer comme d’habitude sur „Envoyer“. Transfert automatique : avant d’envoyer un mail, cliquer sur le bouton „Options“ et sélectionner „Répondre directement à“. Saisir ensuite le destinataire souhaité sous „Fonctions de transmission“. Le mail de réponse est alors automatiquement envoyé au destinataire choisi – par exemple à un collègue si l’on est soi-même en vacances. Rappel d’e-mails : si l’on a envoyé un e-mail par erreur, on peut le traiter en cliquant sur le bouton „Actions“. Après avoir cliqué sur le mail correspondant, sélectionner l’option „rappeler ce message“. Sélectionner ensuite soit „Supprimer les copies non lues de ce message“, soit „Remplacer les copies non lues par un nouveau message“. Le message est alors supprimé chez le destinataire ou remplacé par un message corrigé ou étendu. Cela ne fonctionne que si le destinataire n’a pas encore ouvert le message original.

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