Guide Microsoft Teams - Les fonctions importantes expliquées !

La numérisation permet des modèles d’entreprise entièrement nouveaux et révolutionne en même temps la manière dont les collaborateurs communiquent et coopèrent entre eux. Microsoft Teams, en tant que composante d ‚Office 365, offre un soutien dans ce domaine – et il est également possible d’intégrer des services externes. Les réunions en ligne, les chats de groupe et le traitement commun de documents font partie des fonctions standard qui offrent de nombreux avantages aux employeurs et aux employés, en particulier à l’époque de Corona. Nous vous expliquons ci-dessous comment collaborer efficacement avec Teams et quelles sont les fonctions de l’application.

Gratuit à l'heure de la Corona

Le tarif de base gratuit de Microsoft Teams est théoriquement utilisable sans problème, alors que certaines des fonctions essentielles ne sont que partiellement ou pas du tout incluses. Les personnes qui se connectent actuellement à Teams reçoivent automatiquement une licence gratuite pour les fonctions payantes.

Les principales fonctions

Office 365

Comme les applications Office 365 sont directement incluses dans Microsoft Teams, les documents Office habituels peuvent être traités en temps réel et simultanément avec les collègues et les partenaires de projet. La collaboration est ainsi plus claire. Avec l’un des tarifs payants, la suite Office est disponible en version de bureau.

Intégration d'applications professionnelles

Plus de250 applications professionnelles peuvent être intégrées dans Microsoft Teams. En font partie par exemple Trello ou Evernote, avec lesquels il est possible de planifier directement des projets ou de créer des notes communes. Le logiciel pour la création de sondages est également inclus. Les applications permettent d‘ajouter des outils pratiques à Teams, par exemple pour la gestion de projet ou la communication.

Conférences téléphoniques

Grâce à une évolution de Skype, Teams propose désormais également des conversations audio et vidéo. Avec la fonction de conférence, les réunions peuvent se dérouler de manière purement numérique. Pour ce faire, il suffit de sélectionner un canal dans la liste sur le côté gauche et de cliquer sur l’icône de la caméra en bas du champ de texte du chat. Si nécessaire, un court sujet peut être ajouté à l’appel en haut. Pour démarrer la réunion, cliquer sur „Discuter maintenant“. Dès que l’appel est en cours, les participants du canal Teams reçoivent une notification et peuvent décider s’ils veulent participer à la vidéoconférence.

Chat

Microsoft Teams dispose d’une fonction de chat standard dans son répertoire. Les discussions, auxquelles peuvent participer jusqu’à 50 personnes, peuvent être structurées en groupes et catégories pour une meilleure vue d’ensemble.

Fil d'actualité

Pour pouvoir partager facilement des informations avec le groupe de travail, il existe le flux d’actualités. Celui-ci est structuré de manière très similaire à un flux de médias sociaux et répertorie chronologiquement les dernières nouvelles concernant le groupe de travail ou le projet.

Personnalisation

La taille, l’espacement ou le format du texte, ainsi que les arrière-plans et les filtres faciaux peuvent être personnalisés ou ajoutés dans les équipes, en fonction de leurs préférences. Si nécessaire, les textes peuvent être lus à haute voix et les vidéos peuvent être sous-titrées en direct. En outre, il est possible de personnaliser et d’adapter encore davantage Teams à l’aide de bots et d’outils.

Stockage dans le nuage

Les équipes partagent les fichiers téléchargés via un cloud. Dans la version de base, le nuage dispose de dix Go d’espace de stockage, tandis que les versions payantes offrent plus d’un TB d’espace de stockage, plus dix Go supplémentaires par licence achetée.

Créer une équipe

En bas à gauche, aller sur „Rejoindre ou créer une équipe“ et sélectionner „Créer une équipe“ – „Créer une équipe entièrement nouvelle“ ou créer une „équipe à partir d’un groupe ou d’une équipe Office 365 existante“.
Après avoir défini le type d’équipe, saisir le nom et la description de l’équipe, puis générer l’équipe en cliquant sur „Créer“.

Ajouter des chaînes et des membres

Dans l’onglet „Membres“, cliquer sur „Ajouter un membre“, puis saisir l’adresse e-mail et définir si la personne peut agir en tant que membre ou invité. Cliquez ensuite sur „Ajouter“.
Pour inviter une personne à Microsoft Teams, cliquer en bas à gauche sur „Inviter des personnes“.
Choisir la méthode avec laquelle on souhaite contacter la personne. Passer à l’onglet „Canaux“ et cliquer sur „Ajouter un canal“.
saisirle „Nom du canal“ et la „Description“ et déterminer s’il s’agit d’un canal standard ou d’un canal privé. Ensuite, cliquer sur „Ajouter“.

Quitter une équipe ou supprimer une équipe

Cliquer sur le symbole à trois points à côté du nom de l’équipe et aller sur „Quitter l’équipe“. Confirmer ensuite en cliquant sur „Quitter l’équipe“.
En tant que seul propriétaire de l’équipe, on peut seulement la supprimer. Pour cela, cliquer à nouveau sur le symbole à trois points et choisir „Supprimer l’équipe“. Dans la fenêtre de dialogue qui suit, confirmer que tout est supprimé et cliquer sur „Supprimer“.