Microsoft Project : 10 étapes pour un plan de projet réussi

Certains projets sont si complexes qu’il n’est pas possible de faire le tour des différentes tâches et phases. Pour ne pas perdre la vue d’ensemble, un plan de projet bien structuré est utile Microsoft Project. Il aide tous les participants à planifier et à réaliser les différentes étapes de travail avec précision et à respecter un calendrier.

Pour qui un plan de projet est important

Microsoft Project 2016 et Microsoft Project 2019 sont tous deux importants pour tous les collaborateurs impliqués dans le projet. En effet, le programme apporte une structure claire à toutes les petites activités, parfois très ramifiées, qui sont nécessaires pour mener à bien un projet réussir de terminer un projet. Autre avantage : chacun peut voir où en est le projet et où il devrait être à ce moment-là selon le plan de projet. Mais les clients se demandent aussi quand le projet va commencer, combien de temps il va durer et combien tout cela va coûter au final.

Voici comment créer facilement un plan de projet avec Microsoft Project

Microsoft Project 2016 et le plus récent Microsoft Project 2019 permettent de créer en un tour de main un plan de projet qui répond à toutes les exigences.

Les différentes étapes pour y parvenir :

Définir le début du projet

Une fois le logiciel ouvert, on définit la date de début via l’onglet „Projet“ avec la commande „Informations sur le projet“. Cette date sert de référence pour toutes les étapes suivantes, mais il est toujours possible de la modifier par la suite.

Créer des activités

Les différentes activités du projet peuvent ensuite être définies précisément à l’aide de noms d’activités. Il est important ici de penser à la priorité des étapes individuelles.

Structurer les contenus

En imprimant les activités, on peut structurer le contenu du projet de manière plus claire. Cela permet de subdiviser le contenu de manière plus logique.

Définir la durée et les objectifs intermédiaires

Les jours de travail que l’on consacre au projet sont définis dans le calendrier du projet. Il convient de travailler avec des jours consécutifs, les jours libres étant marqués par l’abréviation „f“ devant l’unité „J“ (pour jour). Si des objectifs intermédiaires, appelés jalons, doivent être déterminés, le programme indique leur durée avec „0“ dans l’unité jours.

Montrer les dépendances

Les dépendances de certains objectifs intermédiaires par rapport à des activités en amont sont indiquées par Microsoft Project au moyen de liens d’opérations. Elles permettent de représenter des relations logiques du point de vue du contenu, dont la succession ne doit pas nécessairement être structurée chronologiquement. La relation de début et de fin (abréviation : EA) est la relation standard dans Microsoft Project. Il existe en outre d’autres types de relations que l’on peut relier entre elles.

Planifier la charge de travail

Dans l’étape suivante, le chef de projet indique dans la colonne „Travail“ la charge de travail attendue ou prévue en heures. Les collaborateurs qui participent au projet trouveront plus tard la mention „planifié“ dans le masque de confirmation.

Affecter les ressources

Dans le pool de ressources local, on crée maintenant sous „Ressource : Tableau“ les ressources de travail, de coûts, de collaborateurs ou aussi de matériel. Ces ressources peuvent être attribuées à des collaborateurs individuels, à des chefs d’équipe ou à des centres de coûts.

Fixer des dates limites

Afin de pouvoir fixer des processus et surtout des objectifs intermédiaires dans le temps, il est possible avec Microsoft Project de définir d’une part des restrictions et d’autre part des dates limites. Les restrictions sont fixes et ne peuvent pas être déplacées si, par exemple, des modifications de temps surviennent. Les jours de référence sont quant à eux des valeurs flexibles.

Afficher l'activité collective du projet

L’onglet „Projet“ de Microsoft Project permet de visualiser le processus de collecte des projets. Celui-ci rassemble toutes les valeurs au niveau du projet et montre rapidement quelle durée est prévue, comment l’effort total est planifié ou encore qui est impliqué dans le projet.

Définir le plan de base

A la fin de la phase de planification, il faut fixer les données réelles. Celles-ci sont enregistrées dans un plan de base. La commande „Définir le plan de base“ dans l’onglet „Projet“ permet de sauvegarder les données correspondantes avec la date de création actuelle. Le plan de base permet en outre de vérifier quelles modifications ont été apportées au plan du projet au fil du temps, suite à des réactions ou autres.